Riktlinje Anmälan av oegentligheter och visselblåsning

Syfte Tydliggöra för medarbetare hur misstänkta eller konstaterade oegentligheter kan anmälas

När Vid misstanke eller vetskap om oegentlighet.

Krav Lag om särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden, säkerhetsskyddslag, säkerhetsskyddsförordning, hållbarhetspolicy, kvalitetspolicy samt säkerhetspolicy

Anmälan av oegentligheter

Ett etiskt förhållningssätt och en god företagskultur är grundbultar i Specialfastigheters hållbara affär. Alla medarbetare ska känna att de kan anmäla konstaterade eller misstänkta oegentligheter, olagligt och oetiskt beteende samt avsteg från vår uppförandekod. Oavsett om du är ledande befattningshavare eller medarbetare är du skyldig att anmäla misstänkta oegentligenheter som du får kännedom om.

Exempel på oegentligheter är:

  • Bedrägerier eller annan ekonomisk brottslighet
  • Mutor, bestickning eller korruption
  • Allvarliga säkerhetsbrister, exempelvis i strid med säkerhetsskyddslagen och tillhörande förordning
  • Allvarliga miljöbrott
  • Allvarliga former av diskriminering, kränkande särbehandling eller trakasserier
  • Läckande av känslig information
  • Allvarliga tjänstefel

En anmälan kan ske muntligt eller skriftligt till din chef eller din chefs överordnade. Det kan också göras via vårt incidentrapporteringssystem (länken fungerar vid åtkomst till vårt intranät) eller om du hellre vill kan du också tala med vår HR-chef eller Säkerhetschef direkt. Oavsett till vem eller på vilket sätt anmälan sker, har mottagaren en skyldighet att se till att anmälan behandlas på ett lämpligt sätt. Ange redan från början att du vill att ärendet ska hanteras konfidentiellt så att företaget kan vidta lämpliga åtgärder. Om du har personliga intressen i frågan ska även det framgå redan från början. Om ärendets hantering kräver det, eller om anmälaren så önskar, kan möten hållas utanför arbetsplatsen och representant för facklig organisation eller kollega delta i möten. Ansvarig för ärendets hantering ska ge så mycket återkoppling som möjligt till den som gjort anmälan. Observera dock att Specialfastigheter inte alltid kan avslöja de exakta åtgärderna om företaget i något enskilt fall har sekretesskyldighet gentemot någon annan eller av rättsliga eller kommersiellt känsliga skäl är förhindrat att göra det.

Visselblåsning

Om du känner dig obekväm med att anmäla misstänkta eller kända oegentligheter internt, eller inte fått gehör internt, kan du i vissa fall göra en anmälan till vår externa visselblåsarfunktion. Du har då möjlighet att göra anmälan konfidentiellt och anonymt och tjänsten är kostnadsfri. Alla misstankar om problem eller oegentligheter som du rapporterar utreds direkt och lämpliga åtgärder kommer att vidtas.

Enligt Integritetsmyndighetens föreskrift så måste vissa kriterier uppfyllas för vem som kan anmälas i en visselblåsarfunktion. På Integritetsmyndighetens rekommendation går det endast att anmäla personer i ledande ställning eller i nyckelpositioner inom Specialfastigheter till vår visselblåsarfunktion.

Läs mer om hur du går till väga för att göra en anmälan till vår externa visselblåsarfunktion på vår hemsida, specialfastigheter.whistleblower.se Här kan du även läsa om hur anmälan hanteras och dokumenteras.

Skydd mot repressalier

Specialfastigheter tolererar ingen form av repressalier mot en medarbetare som i god tro har anmält ett fall av misstänkt oegentlighet. ”God tro” betyder att det du anmäler är sant, såvitt du vet, och att du rapporterar allt du vet. Om du anser att du har blivit utsatt för vedergällning ska du rapportera även det som ett misstänkt fall av oegentlighet.