Riktlinje Anmälan av oegentligheter

Syfte Att skapa möjlighet att påtala oegentligheter för att skydda medarbetare och organisation.

När Vid misstanke om oegentlighet.

Krav Hållbarhetspolicyn, Kvalitetspolicyn samt övergripande Säkerhetspolicy.

Visselblåsarsystem

Har du sett något på arbetet som oroar dig? Har du tagit upp problemet med din chef eller HR? Om du känner dig besvärad av att anmäla frågan direkt kan du kontakta ”Specialfastigheters Visselblåsarfunktion” och berätta om ditt problem. Du kan kontakta ”visselblåsarfunktionen” via webben eller telefon. Det är gratis, lätt att använda och helt konfidentiellt.

Intern anmälan

Steg 1
Om du misstänker oegentligheter, ska du om möjligt försöka lösa problemet tillsammans med närmsta chef. Det kan ske muntligt, skriftligt eller via incidentrapporteringen.

Ange redan från början att du vill att ärendet ska hanteras konfidentiellt så att företaget kan vidta lämpliga åtgärder. Om du har personliga intressen i frågan ska även det framgå redan från början.

Steg 2
Om du upplever att det oavsett anledning, inte är möjligt att ta upp en speciell fråga/ärende med närmsta chef, kan ärendet tas upp med HR-chef. Även Säkerhetschefen kan kontaktas i dessa ärenden. Efter anmälan kommer Specialfastigheter att undersöka frågan för att bedöma vilka åtgärder som bör vidtas.

I vissa fall kan även utredningen göras av ledning, extern rådgivare eller via disciplinära processer. Om individen så önskar kan möten hållas utanför arbetsplatsen och representant för facklig organisation eller kollega följa med. Specialfastigheter kommer att ge så mycket återkoppling som möjligt till den som gjort anmälan . Observera dock att Specialfastigheter inte kommer att kunna avslöja de exakta åtgärderna om företaget i något enskilt fall har sekretesskyldighet gentemot någon annan eller av rättsliga eller kommersiellt känsliga skäl är förhindrad att göra det.


Extern anmälan

Denna riktlinje ger möjligheter och det skydd som behövs för att oegentligheter ska kunna påtalas internt. Specialfastigheter förväntar sig att det i de flesta fall känns lämpligt och rimligt att lyfta frågorna internt. Extern anmälan kan göras om individen följt rutinen för intern anmälan och fortfarande misstänker oegentligheter eller om individen bedömer att frågan inte kan lyftas internt.

För extern anmälan kontakta Visselblåsarfunktionen via telefon - journummer 0774-103642. Funktionen är tillgänglig helgfria vardagar 08.00-12.00 samt 13.00-16.30. Det finns också möjlighet att på ett säkert och konfidentiellt sätt rapportera via följande internetadress specialfastigheter.whistleblower.se eller via mail till specialfastigheter@whistleblower.se. Du garanteras full anonymitet.

Att göra en anmälan

    Anmälan lämnas antingen genom att ringa telefonnumret eller att gå via webbsidan.

    Informationen skrivs ner av oberoende konsultfirma och skickas till Säkerhetsansvarig och hållbarhetsstrateg vid Specialfastigheter.

    Om nödvändigt skickas ett meddelande med begäran om ytterligare information.

Dokumentation

För såväl individen som Specialfastigheter är dokumentationen viktig under hela processen. Dokumentationen hanteras konfidentiellt i enlighet med Datainspektionens föreskrift och den kommande Dataskyddsförordningen och utifrån karaktären på anmälan. Dokumentationen kan vara:

  • Kopior på personens brev eller noteringar av samtal som anger anmälans karaktär
  • Rapporter från oberoende utredare
  • Specialfastigheters skriftliga svar inklusive vidtagna åtgärder och anledningen till dessa
  • Protokoll
  • Mötesanteckningar